営業ウーマン様
早分かり葬儀参列運営の市川です。

ご質問のケースでは、お客様のご自宅へお花をお送りし、 あわせてお悔やみの手紙をお送りするのが適切だと思います。

お香典をお送りする場合も多いのですが、会社から「お花を」と指示があった場合は、前例などがあるのかもしれませんので、それに従うのが良いでしょう。

お悔やみの手紙は、慣れない場合は毛筆でなくてもかまいませんので、手書きで書くようにしてください。
宛名は、喪主が分からない場合は、「故●●様ご遺族様」です。
内容については、以下の点に気をつけてください。

◆通常、「拝啓」などの頭語は書きません。あいさつ文なども省いて、すぐに本題へ入ります。自分の近況などは書きません。

◆「重ね重ね」「たびたび」「また」「追って」など、繰り返しを意味する忌み言葉は使いません。
同じく、繰り返しを意味する言葉を避けるため、追伸なども書きません。

◆慰め、励ますことを中心に、簡潔にまとめます。想い出話を長々と書かないようにしましょう。

◆頭語がないので、「敬白」などの結語もありません。

次に、具体的な文例をご紹介します。

基本的な文章は以下の通りです。
これに、故人とのエピソードや、故人の人柄や功績を偲び、他界を惜しむ言葉などを手短に加えましょう。
オーバーな言葉は使わず、遺族を慰め、励ますことを念頭において書きましょう。

お悔やみの手紙文例

「
○○様の突然のご訃報に接しただ驚いております。
遅れてご逝去を知ったとはいえ、ご葬儀に伺えなかった失礼をどうかお許しください。

ご家族のご悲嘆をお察しいたしますと、なんとお慰めしてよいやら言葉もございません。心よりお悔やみ申し上げます。

しかしながらあまりお悲しみが深くては、皆様のお体にも障りますことゆえ、お力落としとは存じますがお体を損われることのこざいませんよう、どうぞご自愛くださいませ。

○○様とは仕事上大変お世話になり、温かいお人柄に幾度も助けていただきました。初めてお会いした際、温かい笑顔で迎えてくださった事を思いだします。

些少ながらお花をお送りいたしました。ご霊前にお供えいただきたく存じます。
謹んでお悔やみ申し上げます。
」

このように、お悔やみ状には、

・逝去を知った驚きの気持ち
・遺族の気持ちを慰め、励ます言葉
・お葬式に参列できなかったことへのお詫び
・お供えをご霊前に供えていただくお願い
・故人の死を悼み、冥福をお祈りする言葉

などの要素を込めます。短い中にも、心のこもった手紙になるようにしましょう。